方法概述

在工作中，常會遇到這樣的問題：某位設計師出差或休假，但其項目開會及畫圖工作需要順利進行，這時候工作的有序交接就變得至關重要，需要后續人員與前期人員的配合。而通過整理分類，統一存儲方式，則可有效提升人員的配合度。

操作流程

1.每個項目的電子存檔方式需要一致。因大家都是從各個公司出來的設計師，每位設計師的工作存儲方式都不盡相同，我們在找別人項目的圖紙時常常無從下手，不知道資料存在哪里，結果就導致大家來回聯系，效率降低的情況，因此項目的電子存檔方式需要一致，當存儲一致時，同組同事可以快速地拿到相關資料，也不必再一遍一遍地電話溝通，省時省力，讓大家都能輕松對接。讓組員之間可以快速在電腦上找到相關設計的信息是非常必要的。

2.項目的紙質存檔方式需系統。當電子版歸檔一致時，我們就應該建立紙質文件的系統化，方式統一，放置位置醒目，文件夾上有文字描述。同樣的道理，組員若出現出差或休假時，接管項目的同事會直接拿到相關資料，得到的外部資料也需要歸檔存放，標明時間，讓請休假或出差回來的同事可以一目了然看到項目的進度，因此紙質歸檔的統一可以讓組員之間輕松找到相關會議紀要或圖紙，再也不用擔心找不到資料了。

3.圖紙審核需用標簽寫明修改地方及節點處理方式，以便與燈光主任工程師及室內設計師清晰溝通。

此問題比較重要，當大家會審圖紙后就會有一些圖紙上的修改，那這些修改應及時用標簽注明原因及修改后方案，待與其他人溝通時，就會清晰明白，不會出現因時間原因或者是人為原因導致的節點模糊、理不清楚的狀況。因此，用標簽寫明修改地方及節點處理方式，以便與燈光主任工程師及室內設計師可以更清晰溝通。

操作案例

常州（武進）萬達嘉華酒店燈光設計。

執行效果

根據電子存檔、紙質存檔、便簽注明完成設計過程工作，讓溝通更加順暢。