方法概述

我是營銷部的客服人員，每日的主要工作之一是向集團(tuán)數(shù)據(jù)組和各部門領(lǐng)導(dǎo)匯報每日現(xiàn)場的銷售情況。我的基礎(chǔ)臺賬和數(shù)據(jù)都是EXCEL的工作表格，但需要上報的內(nèi)容或是文字，或是短信，固定的文字模板，只需要更新數(shù)據(jù)部分的內(nèi)容。一個一個地復(fù)制粘貼，日、周、月、年的數(shù)據(jù)很多，費時又不能保證準(zhǔn)確率，這個時候使用郵件合并就可以準(zhǔn)確、快速地完成任務(wù)。

郵件合并是WORD提供的一項功能強大的數(shù)據(jù)管理功能。它包括一個WORD主文檔，含有固定的文字模板和格式，還包括一個EXCEL工作表，含有那些變化的各種數(shù)據(jù)，然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的EXCEL中的信息，合成后的完整文檔可以保存，可以打印，也可以以郵件的形式發(fā)出去。

在我們客服的日常工作中，除了報數(shù)據(jù)可以運用郵件合并，其他方面也是可以廣泛使用郵件合并的。例如：我們需要給成交的客戶發(fā)催款函、入伙通知書等文件。以催款函為例，信件內(nèi)容都是固定不變的文本，但每個客戶的姓名、認(rèn)購日期、認(rèn)購房號、已付房款、剩余欠款等信息是需要一一對應(yīng)的。打印后手工填寫不正規(guī)，對客戶也不夠尊重；從EXCEL臺賬中復(fù)制粘貼也是比較容易出錯的，更不用說還要一個一個地打印，如果需要郵寄大量的催款函，這樣我們的工作量是相當(dāng)巨大的。但使用郵件合并功能，我們按照操作步驟設(shè)置好后，忙碌的就只有打印機了。

操作流程

1.建立一個主文檔。主文檔就是前面說的固定不變的信件內(nèi)容。如：[ ]先生/女士：您于[ ]年[ ]月[ ]日認(rèn)購了[ ]號房屋，已付[ ]元，剩余欠款[ ]元，請您……[ ]中每個客戶的信息內(nèi)容是不同的，這就需要一個含有這些數(shù)據(jù)的EXCEL 數(shù)據(jù)表，也就是第二步。

使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計中的工作是否適合使用郵件合并；另一方面是主文檔的建立，為EXCEL數(shù)據(jù)表的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路，我們才知道EXCEL數(shù)據(jù)表需要準(zhǔn)備哪些信息。

2.建立EXCEL數(shù)據(jù)表。按照第一步主文檔的內(nèi)容，可以清楚地知道我們所要建立的EXCEL數(shù)據(jù)表，應(yīng)該包含客戶的姓名、認(rèn)購日期、認(rèn)購房號、已付房款、剩余欠款等信息，只要從臺賬中抽出這幾列數(shù)據(jù)組成EXCEL數(shù)據(jù)表即可。

3.把EXCEL數(shù)據(jù)表合并到主文檔中。前面兩件事情都做好之后，就可以將EXCEL數(shù)據(jù)表中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，一一對應(yīng)地插入到主文檔的空白[ ]中。表格中每行一個客戶，有多少行，決定著主文檔生成的份數(shù)， 也就是多少封催款函。整個合并操作過程只需按照“郵件合并向?qū)?span id="7cp3n4zij" class="fs">”一步一步進(jìn)行，可以直接選擇完成并打印，使用非常輕松容易。隨便抽出幾張文檔檢查，客戶信息、認(rèn)購日期、認(rèn)購房號、已付房款、剩余欠款等所有的信息保證都是準(zhǔn)確的。

執(zhí)行效果

掌握了郵件合并，可以準(zhǔn)確、快捷、高效地幫我們完成很多的工作，極大提高了工作效率。